Casa di cura e riposo Lindenhof – 3000 documenti in 26 classificatori: una sfida

Cliente: Alterszentrum Lindenhof-Oftringen

La casa di cura e riposo Lindenhof di Oftringen è sicuramente una delle strutture più moderne del suo genere in Svizzera, La filosofia principale della struttura è quella di aiutare le persone a vivere il più a lungo possibile una vita autonoma, offrendo una vasta gamma di servizi per giovani e anziani. lo slogan principale è: “Dato che non tutti possono venire da noi, offriamo i nostri servizi anche a domicilio. La tua storia di vita è al centro dei nostri sforzi”.

La casa di cura offre una varietà impressionante di prestazioni che vanno dai servizi classici di cura, a sedute di Yoga, terapie di respirazione, percorsi Kneipp e di cura termale, parrucchiere, corsi di cucina e molto altro.
La struttura dispone di camere Interne, dedicate a chi necessita di cure intense e abitazioni esterne. L’intera gamma dei servizi è a disposizione di tutti gli ospiti, indipendentemente dalla sistemazione prescelta. Molti dei servizi proposti sono offerti anche a domicilio.

Nel 2014 la casa di cura Lindenhorf ha deciso di aggiornare la gestione dei propri processi interni e del sistema di qualità adottando il Sistema F.E.E.®.

Intervista del 17.03.2017 con il signor Ralph Bürge, responsabile della casa di cura Lindenhof in Oftringen

lindenhorf ralph buerge

Ralph Bürge

Quando avete deciso di introdurre il Sistema F.E.E.® e perché?

Nel 2014 la casa di cura Lindenhof era arrivata ad avere ben 26 classificatori in cui erano archiviati, in modo non sempre uniforme, più di 3000 formulari, liste di controllo, procedure. Può immaginarsi cosa voleva dire trovare velocemente un formulario, magari uno di uso sporadico. La ricerca, l’utilizzo e la revisione dei singoli documenti era diventata faticosa e dispersiva.

La gestione di una realtà complessa come la nostra, con una gamma di servizi così ampi, offerti a un pubblico diversificato, rischiava letteralmente di collassare. Per questo abbiamo deciso di introdurre il Sistema F.E.E.®.

Perché avete optato per il Sistema F.E.E.®?

L’elemento decisivo che ci ha fatto propendere per il Sistema F.E.E.® è stata la struttura stessa del Sistema, che rispecchia le regole della natura e dei frattali. La nostra struttura negli anni è diventata complessa e articolata, ma al suo interno è costituita da tanti uffici, reparti, dipartimenti, che replicano, in scala ridotta, la struttura generale. Con il Sistema F.E.E.®, quindi, eravamo certi di riuscire a definire tutti i nostri processi organizzativi, da quelli più piccoli a quelli più grandi, da quelli che coinvolgono un singolo operatore a quelli che riguardano tutti. Inoltre, grazie al software winF.E.E.®, potevamo avere uno strumento moderno che ci permettesse di gestire con un’unica interfaccia tutta la documentazione.

Come è stata organizzata la Consulenza? È stata utile?

Nella prima fase del progetto la Consulenza è stata dedicata ad impostare il lavoro del team principale. In seguito il Consulente si è relazionato anche con il personale operativo e soprattutto ha istruito i responsabili di ogni settore che oggi sono a loro volta responsabili della formazione sul Sistema per il proprio gruppo di lavoro.

In quanto tempo è stato introdotto il Sistema F.E.E.®? Quante risorse sono state impiegate?

Abbiamo creato un team principale costituito da cinque persone, le quali hanno lavorato a stretto contatto con il Consulente F.E.E.®. Il primo incontro si è svolto nell’ottobre del 2014 ed il Sistema è stato introdotto completamente in un arco di tempo di circa un anno e mezzo.

Avete riscontrato delle difficoltà? Se sì, dove? E perché?

All’inizio la difficoltà maggiore è stata quella di far comprendere ai dipendenti la necessità di uno sguardo d’insieme, perché ciascuno si focalizzava solo sui processi del proprio settore d’appartenenza. Abbiamo avuto alcune difficoltà anche a livello informatico perché nel bel mezzo della definizione e introduzione del Sistema abbiamo dovuto eseguire un upgrade.

In generale posso dire che il Sistema F.E.E.® all’inizio può sembrare molto intenso, soprattutto per organizzazioni grandi come la nostra, Bisogna essere consapevoli che ci vuole del tempo per definire tutte le fasi del progetto (processi, formulari, documenti … ) e poi per metterle in atto.

Noi, però, proprio grazie alla definizione dei nostri processi, abbiamo avuto l’opportunità di conoscere una vastità formidabile di lavori svolti nella nostra organizzazione di cui molti di noi non sapevano nulla, abbiamo diffuso internamente una maggiore autoconsapevolezza aziendale e abbiamo verificato sulla nostra pelle l’importanza di un approccio interdisciplinare.

Avete raggiunto i vostri obiettivi?

Sì, completamente. Con il Sistema F.E.E.® abbiamo finalmente definito il manuale della qualità della nostra organizzazione.
Oggi nella nostra struttura circa 150 persone lavorano quotidianamente con il Sistema.

Quali sono i principali vantaggi del Sistema?

Il vantaggio principale del Sistema F.E.E.® è quello di essere trasversale. Noi lo usiamo in tutta l’organizzazione. E proprio per la sua trasversalità, il Sistema contribuisce a creare una buona rete di collaborazione tra settori diversi dell’organizzazione. Dato che i processi operativi sono definiti in modo univoco e sono visibili da tutti, questo aiuta a ridurre i malintesi. Il sistema è di facile applicazione e può essere utilizzato anche senza grandi conoscenze informatiche.

Ogni reparto ha contribuito alla elaborazione dei propri processi e formulari, che vengono poi costantemente ottimizzati così da rendere F.E.E.® un ottimo sistema di ricerca e consultazione. Con questo Sistema tutti i collaboratori possono raggiungere una qualità di lavoro ottimale e possono così sentirsi partecipi del buon andamento dell’azienda.

Gestione orientata ai processi e sistemi organizzativi:
efficace grazie al metodo F.E.E.®

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