sfb – 11 anni che ci aiuta a gestire la qualità

Cliente: sfb di Dietikon

Il centro di formazione sfb di Dietikon (www.sfb.ch) si occupa dal 1970 di formazione continua per adulti nel settore tecnologico e del management d’impresa. Grazie all’ampia gamma offerta formativa, nel corso degli anni il centro sfb di Dietikon ha portato i suoi clienti a conseguire attestati e diplomi riconosciuti a livello internazionale e federale. Inoltre le aziende che si rivolgono al centro sfb per la formazione del proprio personale, trovano nell’Istituto anche un valido supporto organizzativo. Undici anni fa la direzione del centro sfb ha deciso di introdurre il Sistema F.E.E.® e il software winF.E.E.® per semplificare i flussi di lavoro interno e ottimizzare la gestione delle proprie risorse.

Intervista del 14.03.2017 con il signor Marcel Diez, responsabile del centro di Dietikon

SFB marcel diez

Marcel Diez

Quando avete deciso di introdurre il Sistema F.E.E.® e perché?

Circa undici anni fa abbiamo deciso di ristrutturare completamente la gestione della qualità nel nostro istituto di formazione sfb qui a Dietikon. Fino ad allora gestivamo il sistema qualità in modo classico, con un manuale cartaceo, ma negli anni l’Istituto era cresciuto tanto e con esso tutte le procedure. Un’impostazione tradizionale, per di più su carta, non era più sufficiente.

Perché avete optato per il Sistema F.E.E.®?

Innanzitutto il Sistema F.E.E.® ci è stato consigliato da un’azienda di produzione che già lo utilizzava con soddisfazione. Poi un Consulente ci ha spiegato nel dettaglio gli scopi e la struttura del Sistema, facendocene apprezzare le potenzialità. Infine, il fatto che il Sistema F.E.E.® fosse proposto insieme al Software winF.E.E.®, che ci avrebbe quindi permesso di informatizzare tutte le nostre procedure, è stato il tassello finale di un mosaico di esigenze e motivazioni che ci ha spinto a fare questa scelta.

In quanto tempo è stato introdotto il Sistema F.E.E.®? Quante risorse sono state impiegate?

Per introdurre il Sistema F.E.E.® in tutti i nostri processi e arrivare a regime c’è voluto circa un anno. Durante questo periodo hanno lavorato al progetto due persone interne, affiancate dal Consulente F.E.E.®. Le nostre risorse interne non erano dedicate esclusivamente a questo progetto, ma comunque ci hanno lavorato con costanza. Oltre a queste due persone fisse, a seconda dei casi sono state consultate e rese partecipi anche altre persone del team. Infine, ogni tanto abbiamo organizzato dei workshop tra persone coinvolte a vario titolo nel progetto per definire gli aspetti del Sistema interdipendenti tra i diversi settori dell’Istituto.

Come funzionavano i vostri processi e il flusso di informazioni prima dell'introduzione del Sistema F.E.E.®?

Prima di introdurre il Sistema F.E.E.® usavamo un classico manuale cartaceo, ma la struttura dell’Istituto era diventata talmente complessa nel corso del tempo che facevamo sempre più fatica a trovare velocemente le procedure, i fogli di lavoro o altro, quando ci servivano. Inoltre l’aggiornamento e la revisione dei processi erano diventati molto dispendiosi in termini di tempo.

Avete riscontrato delle difficoltà? Se sì, dove? E perché?

No, non abbiamo riscontrato particolari difficoltà. L’introduzione graduale del Sistema è stata realizzata in modo esemplare, forse proprio perché la fase preparatoria di definizione dei processi è stata accurata e condivisa. Come in ogni nuovo progetto, alcune persone all’interno dell’Istituto all’inizio erano scettiche riguardo all’introduzione di questo Sistema, ma si sono presto ricredute di fronte ai vantaggi evidenti del Sistema e soprattutto alla praticità del supporto informatico.

Come è stata organizzata la Consulenza? È stata utile?

La prima parte della Consulenza è stata interamente dedicata all’analisi della situazione aziendale e delle esigenze emerse negli anni. Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere e le strategie per farlo, il Consulente ha lavorato con noi a gruppi, controllando il lavoro svolto, dando consigli e aiutandoci a focalizzare i nostri sforzi. Vista la complessità della nostra struttura e delle nostre procedure, il ruolo del Consulente è stato fondamentale per istruire e guidare i responsabili di ogni settore, così come è stato prezioso il suo supporto per la parte informatica.

Avete raggiunto i vostri obiettivi?

Direi di si. Oggi gestiamo annualmente circa 1200 studenti; il nostro corpo docente è costituito da più di 400 formatori e offriamo più do 20 corsi diversi, a vari livelli. Siamo certificati ISO9001:2015 per la gestione della qualità e ISO2990 per il settore dell’istruzione e formazione. Il Sistema F.E.E.® e il software ad esso collegato ci danno un aiuto prezioso nella gestione di tutti i documenti necessari, sia per far fronte alle esigenze dei nostri studenti, sia per rispondere alle richieste degli Enti di Certificazione.

Quali sono i principali vantaggi del Sistema?

Il vantaggio principale del Sistema F.E.E.® è quello di essere trasversale, perché viene usato in tutta l’organizzazione. Tutte le procedure, i formulari, le norme e i processi vengono gestiti con quest’unico Sistema e questo significa che tutti hanno accesso a una documentazione univoca e sempre aggiornata.

Come è stato vissuto il passaggio a questo nuovo Sistema dai dipendenti?

Oggi il sistema fa pare della quotidianità del nostro Istituto e viene usato come strumento di gestione di ogni processo. Nella fase iniziale di introduzione del Sistema è importante che il management sia coinvolto, dia il proprio supporto al progetto e si faccia portavoce della necessità di cambiamento.

Oggigiorno i cambiamenti della società sono molto veloci e questo vale anche nell’ambito della formazione. Come sfb vogliamo offrire una formazione che sia sempre in linea con le richieste del mercato e della società, quindi per noi è molto importante avere strumenti di gestione flessibili e velocemente adattabili ad ogni esigenza.

Gestione orientata ai processi e sistemi organizzativi:
efficace grazie al metodo F.E.E.®

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